Come scegliere un gestionale dedicato al proprio settore commerciale

I software gestionali sviluppati per le aziende sono pensati per semplificare notevolmente compiti come la gestione della contabilità, l’organizzazione del magazzino e inoltre la gestione della produzione e delle risorse dell’attività.

Monitorare tutto ciò che accade a livello aziendale e gestire tutti i flussi non è più possibile senza l’aiuto della tecnologia. In un primo momento e soprattutto per singoli professionisti o nel caso di imprese più piccole si potrebbe pensare di riuscire a gestire tutto affidandosi a Excel.

Excel è un programma per la gestione di fogli di calcolo, semplice da utilizzare, ma con i suoi limiti. Innanzitutto, infatti, con questo metodo è difficile condividere le informazioni con i propri colleghi, si rischia di produrre più versioni dello stesso documento e di creare confusione. Inoltre, utilizzando i fogli di calcolo bisogna inserire e aggiornare ogni dato manualmente, perdendo molto tempo. Dal punto di vista organizzativo, per di più, gestire un gran numero di file e mantenerli in ordine non è per niente facile. Un applicativo gestionale semplifica di gran lunga i processi di gestione, permette a tutto il personale di accedere ai dati e consente una notevole automatizzazione che permette di risparmiare tempo. Inoltre, grazie ai programmi gestionali si può accedere anche a statistiche e report periodici per valutare meglio l’andamento aziendale.

Le caratteristiche di un buon programma gestionale

Optare per un software di gestione specifico per il proprio ramo commerciale

È bene sapere che non tutti gli applicativi sono uguali, e sebbene, si basino su una programmazione simile, ogni gestionale ha delle caratteristiche che lo rendono idoneo a un particolare settore.

Ad esempio i sistemi gestionali indicati per la ristorazione devono essere strutturati in modo da riuscire a interfacciarsi con i palmari e da permettere la gestione degli ordini, sia quelli al tavolo che quelli da asporto. In questo caso inoltre, un software gestionale deve consentire a chi lo utilizza di gestire le prenotazioni delle sale, anche attraverso una visione grafica della planimetria del proprio ristorante e altre funzionalità specifiche per la ristorazione.

Il discorso cambia completamente quando parliamo della gestione di punti vendita al dettaglio, come supermercati e negozi di vario genere.

Un software gestionale per negozi, in questo caso, deve permettere un’accurata gestione del magazzino, con le relative giacenze e con la categorizzazione dei prodotti.

Inoltre, deve permettere di catalogare le informazioni relative alla produzione e ai lotti dei singoli prodotti, e deve provvedere anche alla gestione degli ordini dai fornitori. Per la grande distribuzione il programma deve essere ancora più articolato e permettere la gestione anche multipla dei magazzini e dei punti vendita.

Scegliere un programma che funzioni con i sistemi già integrati

Un buon programma gestionale deve essere in grado di funzionare con la strumentazione già a disposizione nell’azienda. Il software deve quindi potersi adattare a sistemi come registratori di cassa, stampanti fiscali, ma anche palmari e lettori di codici a barre.

Compatibile con la fatturazione elettronica

Nella gestione fiscale è oggi obbligatoria l’emissione della fattura elettronica, che viene inviata telematicamente all’Agenzia delle Entrate, al termine di ogni giornata lavorativa, alla chiusura della cassa. Un sistema gestionale adeguato deve prevedere la compatibilità con l’emissione delle fatture elettroniche per non dover ricorrere all’utilizzo di più software e rischiare quindi di rendere il sistema inutilmente complesso.

Gestibile da smartphone

Per essere più pratico e per permettere all’imprenditore di controllare ogni aspetto in qualsiasi momento, un sistema gestionale che si rispetti deve integrarsi anche ai dispositivi mobili. La possibilità di verificare le informazioni direttamente da smartphone è una caratteristica che non può mancare nella scelta del gestionale da utilizzare.

Compatibile con vetrine e-commerce e con sistemi di prenotazione

Sempre più spesso, accanto ai negozi fisici, stanno prendendo piede gli store online. Ad oggi, per un software di gestione, essere compatibile con i CMS per lo sviluppo di applicativi web, è una caratteristica indispensabile. Nel caso in cui si utilizzino gli stessi magazzini per la vendita diretta e quella online, ad esempio, è fondamentale avere un sistema che permetta la gestione integrata delle disponibilità in magazzino.

Nell’era digitale non si può creare un’attività competitiva limitandosi a utilizzare strumenti sorpassati. L’automazione e l’utilizzo della tecnologia sono dei passi obbligati per un’azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Rimandare ulteriormente l’utilizzo di sistemi tecnologici non può che comportare il rischio di essere esclusi dal mercato.

La scelta di un buon gestionale è il primo passo per avviarsi verso la digitalizzazione, permette un notevole risparmio di tempo e consente all’azienda di semplificare i processi di gestione permettendole di supervisionare i processi interni e di migliorare il proprio rendimento.